Checklist cho lễ tân nha khoa xuất sắc-bí quyết tạo trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng

Chuẩn bị trước khi đón khách – sự chuyên nghiệp bắt đầu từ những điều nhỏ nhất

Trang phục & diện mạo chỉn chu

• Đồng phục sạch sẽ, là lượt, tránh nhăn nhúm.
• Tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng, tươi tắn & lịch sự.
• Tránh đeo quá nhiều trang sức rườm rà.
• Nụ cười luôn nở trên môi – Đây là điểm cộng lớn nhất!

Dọn dẹp khu vực lễ tân – Ấn tượng đầu tiên quyết định tất cả

• Bàn lễ tân sạch sẽ, gọn gàng, không bày bừa giấy tờ, đồ cá nhân.
• Cây cảnh, bình hoa tươi được chăm sóc kỹ lưỡng.
• Sàn nhà, cửa kính lau sạch bụi bẩn, không để vết ố bám lâu ngày.
• Khu vực ghế ngồi cho khách ngăn nắp, thoải mái.

Kiểm tra thiết bị hoạt động tốt

• Máy tính, điện thoại, máy in, máy quẹt thẻ… hoạt động trơn tru.
• Phần mềm quản lý nha khoa mở sẵn, không để khách chờ vì lỗi kỹ thuật.
• Kiểm tra giấy in hóa đơn, sổ ghi chép, biểu mẫu đầy đủ.

Xem lại danh sách lịch hẹn trong ngày

• Kiểm tra danh sách bệnh nhân đã đặt hẹn, chuẩn bị trước hồ sơ để đón tiếp.
• Ghi chú các trường hợp đặc biệt (khách VIP, khách cần tư vấn kỹ hơn).
• Xác nhận với bác sĩ về lịch hẹn có thể bị thay đổi để thông báo cho khách kịp thời.

Tạo không gian dễ chịu

• Điều chỉnh nhiệt độ phù hợp, không quá nóng hoặc quá lạnh.
• Kiểm tra mùi hương trong phòng khám, tạo cảm giác thoải mái, sạch sẽ.
• Nếu có màn hình TV, hiển thị nội dung hữu ích về nha khoa thay vì quảng cáo khô khan.

khi đón tiếp khách hàng – dịch vụ chuyên nghiệp tạo nên sự khác biệt

Chào đón khách hàng bằng nụ cười

• Khi khách bước vào, chủ động chào hỏi, ví dụ:

  “Chào anh/chị! Em có thể giúp gì cho mình hôm nay ạ?”

• Nếu khách đã đặt hẹn, xác nhận lại lịch hẹn:

  “Chào anh/chị [Tên khách], hôm nay anh/chị có hẹn với bác sĩ [Tên bác sĩ] vào lúc [Giờ hẹn] đúng không ạ?”

• Gọi tên khách để tăng cảm giác thân thiện.

Hướng dẫn khách làm thủ tục

• Nếu khách mới, hỗ trợ đăng ký thông tin nhanh chóng.
• Nếu khách cũ, xác nhận thông tin trong hệ thống.
• Tránh để khách đợi lâu mà không biết mình cần làm gì tiếp theo.

Phân luồng bệnh nhân hợp lý

• Đảm bảo khách vào đúng phòng, đúng bác sĩ, tránh nhầm lẫn.
• Hướng dẫn khách ngồi chờ nếu bác sĩ đang bận, đồng thời thông báo thời gian chờ dự kiến.

Dẫn khách vào phòng khám – Tạo sự tin tưởng với bác sĩ

• Giới thiệu bác sĩ với khách một cách chuyên nghiệp:

  “Đây là bác sĩ [Tên bác sĩ], chuyên gia trong lĩnh vực [Chuyên môn]. Anh/chị yên tâm nhé, bác sĩ rất tận tình ạ!”

• Nếu khách lo lắng, động viên nhẹ nhàng để giúp họ an tâm hơn.

Hướng dẫn sau khám – Giúp khách hiểu rõ về tình trạng răng miệng

• Tóm tắt ngắn gọn tình trạng răng miệng của khách, tránh thuật ngữ chuyên môn khó hiểu.
• Hướng dẫn cách chăm sóc răng sau khi điều trị.
• Nếu cần hẹn tái khám, xác nhận ngay với khách lịch hẹn phù hợp.

Thanh toán minh bạch, rõ ràng

• Giải thích chi tiết chi phí điều trị, giúp khách hiểu rõ khoản tiền họ chi trả.
• Đề xuất các phương thức thanh toán linh hoạt để khách dễ lựa chọn.
• Đảm bảo hóa đơn đầy đủ, chính xác, tránh sai sót.

Giữ liên lạc để chăm sóc khách hàng

• Hướng dẫn khách kết nối Zalo với phòng khám, thuận tiện cho lần khám sau.
• Nếu khách đã làm dịch vụ lớn (niềng răng, cấy ghép implant…), lên lịch nhắc nhở tái khám định kỳ.

Kết thúc ca làm – kiểm tra & hoàn thành nhiệm vụ

Rà soát & lưu trữ hồ sơ bệnh án

• Đảm bảo tất cả dữ liệu khách hàng được lưu trữ chính xác.
• Kiểm tra hồ sơ khách đã hoàn tất, tránh sai sót khi tra cứu sau này.

Rà soát quỹ tiền mặt & hóa đơn trong ngày

• Đối chiếu số tiền thu – chi, đảm bảo không có sai lệch.
• Báo cáo nhanh với quản lý nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

Sao lưu dữ liệu khách hàng

• Kiểm tra hệ thống phần mềm, đảm bảo không bị mất dữ liệu.
• Ghi chú lại những khách hàng cần chăm sóc sau khám.

Vệ sinh khu vực làm việc – Sẵn sàng cho ngày mới

• Dọn dẹp quầy lễ tân, sắp xếp lại tài liệu, bút, hồ sơ ngăn nắp.
• Kiểm tra lại trang thiết bị, tắt các thiết bị không cần thiết để tiết kiệm điện.

Kết luận

Lễ tân nha khoa không chỉ là người đón khách, mà còn là người giữ chân khách hàng! Một lễ tân xuất sắc sẽ giúp phòng khám hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo dựng uy tín lâu dài. Hãy áp dụng checklist trên để trở thành một lễ tân chuyên nghiệp và đáng tin cậy nhé!
Chuyên nghiệp hơn – Tư vấn giỏi hơn – Giữ chân khách hàng lâu hơn!
Nha Khoa Mall tự hào là đơn vị tiên phong và đáng tin cậy trong lĩnh vực cung cấp vật liệu nha khoa và thiết bị nha khoa tại  Việt Nam. Với sự tận tâm, chuyên nghiệp và không ngừng cải tiến, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, góp phần nâng cao chất lượng điều trị nha khoa tại Việt Nam. Trân trọng!
NHA KHOA MALL - SIÊU THỊ VẬT LIỆU NHA KHOA ONLINE
Địa chỉ: 167/14A Sư Vạn Hạnh, Phường 2, Quận 10, TP. HCM
Website: https://nhakhoamall.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/nhakhoamall